为什么要用weberp及实施入门

评分
(1 票)

您的企业为什么要上webERP

在信息化行业做了这么久,我个人越来越觉得每个企业都需要信息化。这是大势所趋。

在你的企业很小的时候,比如创业初期只有不到5个人的团队,大家有共同的目标和工作方式。做事情可以商量着来,口头的信息传递和共享完全能够满足管理需要。

当企业一点点发展,只能划分到具体的部门。各部门之间必须要通过内部定义的票据传递信息。有专人负责这些信息的汇总形成报告给决策层支持管理决策。当业务量扩大到一定程度的时候,信息量越来越大,报告汇总的周期越来越长,必然会造成信息滞后。此时信息化需求就显现出来了。特别是当企业中各项制度建立起来执行过程中不免会因为手续看似繁杂基层人员会有简化流程的冲动。比如无订单发货,无领料单领料,造成信息不连贯,势必影响到报告的信息质量。一个突出的现象就是库存和成本不准。

管理是一门经验科学,需要在企业运作过程中不断积累总结、固化、优化。在这个过程中,使用软件作为工具能很好地解决信息分散和之后的问题。

总结一句话,企业需要集成和实时的管理,所以需要信息化。

为什么要从进销存做起

很多企业信息化是从会计电算化做起的,管理软件产业也是这样发展起来的。但是上了财务软件后会感觉企业整体收益不大,为什么呢?

会计软件一般只涉及会计部门的信息化,或者叫会计电算化吧。如果我们把手工的会计操作归结为 单 证 帐 表 四个环节的话,那么会计电算化只省略了帐这一步操作。熟悉编程的网友很容易理解,在数据库看来,帐页和报表都是对凭证数据的的汇总和格式化输出,本身没有区别。做过手工会计的人也能理解,用肉眼和钢笔把一个数字从凭证上抄到帐页上,再从帐页上把汇总数抄到报表上这个劳动本身是简单重复,基本没有技术含量(小学数学的加减运算),而且容易出错。用了计算机(数据库),一个查询语句就实现了数据汇总,肯定在准确性上迈了一大步。但是这还远远不够。

木桶理论告诉我们,短板决定木桶的容量。那么会计操作的短板在哪里呢?是编制凭证过程。会计人员经过专业的财务训练(要有上岗证的),能够把从其他部门取得的原始凭证翻译成会计专用语言(科目和金额)填制记账凭证。这是一项专业性很强的工作,但是其中也有重复的劳动存在。根据20/80原则,会计人员面对的80%的会计业务是日常业务,比如销售,采购,出入库,费用报销这些。5年前我在企业里做销售会计,每天凭证量30多张,其中20多张是借:应收账款贷:主营业务收入 贷:应交增值税。

我的经验是,重复劳动都可以用计算机手段来简化。

进销存软件实现了这种模式。业务部门在业务发生时输入单据,单据保存后系统会检查该单据是否需要做会计凭证,应该做成什么样的会计凭证(这些都是会计制度规定好的,会计人员都知道的)。如果需要,系统会自动新建一条凭证记录插入到凭证表里。整个过程不需人工干预。想象一下,单据上的数据只需输入一次(而不是手工时填写两次,一次业务语言,一次会计语言),会计的工作就是打印。打印记帐凭证(与原始凭证装订成册),打印帐页,打印报表。

当然,这只解决了80%的凭证量,还有另外20%还是要会计来输入的。比如利润结转、资产折旧、工资发放等等。

所以进销存的最大受益者是会计人员。原因是会计本身就是一个手工的信息系统,计算机的应用在这方面是长项。

那么这些“闲下来”的会计人员干什么呢?好多会计担心电算化会给他们带来职业危机,实际上这是误解,相反,从底层重复劳动解放出来,是能力发展的一个契机。

由于业务部门输入的数据直接进入会计系统,会计人员对业务部门的监督职能加强了。会计的内控职能逐渐显现出来。这些数豆子的人不再捧着账本算来算去,而是盯着从其他部门传来的凭证数据查找问题。是的,做分析。由于掌握着整个公司的信息,并具备专业敏感性,会计人员很乐意多花时间去诊断公司运营的健康问题,并及时反馈给决策者。很多老板很重视会计的对外服务职能,例如工商税务审计等报告过程,很少关注原来他们能提供很多有用的管理建议。

为什么要选择开源软件开始您的信息化

第一,免费。商业软件的总体拥有成本包括软件费用+实施费用+培训费用+二次开发费用。采用开源的解决方案,您能够最大限度地减少这四部分中的某个部分。大部分开源软件提供免费下载使用,实施也可以通过参与开源社区讨论自主进行。培训和二次开发视软件的规模不同需要追加的成本也不同。

第二,自由。软件源代码开放带来的第一个好处就是能够看透软件的逻辑。比如一个移动平均价数字是如何得来的,或一个差异数字如何计算,这些逻辑都以源代码的方式存在可供查阅。虽然我们并不推荐你通过读取源代码学习软件的功能,但至少这是你最后的法宝。不至于在系统不正常运行的时候(要知道所有系统都有 bug,只是多少问题)不知道问题出在哪里。另外一个好处就是可以适当地对软件作出些微的修改以适应企业的特殊需求。当然,前提是你具备这种技术和控制系统更改风险的能力。

为什么是webERP

简单,这是唯一的答案。

webERP很好地实践了进销存软件固化企业流程的宗旨。一般一个单据的录入只有一个主要流程,而且尽量减少用户操作次数。可配置的项目也不多,没有多组织架构的支持,避免了被合并等会计难题困扰。由于是专业会计人员开发的,系统中的提示信息都很明确,很容易定位如何更正错误。最重要的是它由PHP 脚本语言开发,这是一种在开源世界流行的低成本的语言,运行在完全免费的lamp服务器架构上,且对服务器硬件要求相对较低,普通PC即可。整个程序只有 2M 大,部署只需10分钟。我们还准备了完整了汉化包,符合中国会计制度的空账套。最重要的是,这一切都是免费的。

webERP实施,建议分步上线

现在已经开始有网友准备为公司实施webERP了。这里分享一个经验。

最好把实施过程分成三个阶段,两个系统。

两个系统是指新建两个公司数据库,一个用于测试和培训,一个用于正式使用。

三个阶段是指:

第一阶段,上线总帐模块。用户只有系统管理员和财务。先把财务数据维护好,跑起来。至少一个月,资产负债表能平,财务熟悉系统基本功能。其他人员暂在测试系统中培训。

第二阶段,上线进销存。库存、采购和销售可以同时上,基本流程能够跑通,财务接收到的数据准确无误。

第三阶段,自定义开发。总结企业个性化需求,开发报表或少量更改标准业务逻辑。

这样上线能做到有条不紊,且客户企业能够持续参与并逐步深入,效果应该最好。

销售模块的测试用例

1 新建一个价格表

2 新建一个客户,客户使用此价格表。新建此客户的两个分公司,各自属于不同的销售区域。

3 输入物料001和007对应此价格表和客户货币的销售价格

4 新建一个受控物料,使用序列号管理

5 针对刚刚建立的价格表、客户货币设定产品价格

6 打印这个价格表和货币的物料价格清单

7 新建销售订单,用客户编号的一部分查找客户

8 在快速输入界面第一行输入 001 × 100

9 在第二行输入不存在的物料 zoo × 100,点击“快速输入”,确认第一行已输入但第二行报错

10 点选择物料按钮用物料组作为条件找到 007,数量输入20,确认物料单价

11 数量输入25,折扣为5%,检查重新计算的结果

12 删除 100件001物料那一行

13 点击发货信息,修改收货人和地址

14 设置订单为“报价”,保存并打印报价

15 选择客户,用客户名称的部分文字查找

16 点击未完成销售订单

17 选择“只看报价单”,会找到刚刚输入的报价单

18 用快速输入界面重新输入 001 × 100

19 设置订单为“订单”,保存并打印装箱单

20 查看一下物料库存状态,确认需求数量与所有销售订单数量相吻合

21 在销售模块选择未完成销售订单

22 点击“开发票”,只开50件的发票,运费输入5,输入运单号,处理发票

23 打印发票并确认发运信息和运单号及运费与刚刚输入的一致

24 进入销售-销售订单查询,将就看到有50件已经标识为已发货

25 选择物料001,查找未完成订单,能找到第19步创建的销售订单

26 选择新客户,查找未完成订单,能找到第19步创建的销售订单

采购模块的测试用例

1 新建一个使用外币交易的供应商

2 为供应商添加几个有email地址的联系人(这样我们可以在后面测试一下用邮件发送采购订单)

3 新建一个采购物料,选择物料并进行库存状态查询,能看到各个仓库中该物料的数量

4 维护此供应商此物料的供货信息

5 维护其他供应商此物料的供货信息

6 输入物料的标准成本

7 选择第1步创建的供应商

8 针对此供应商和物料新建一个采购订单,从刚刚输入供应商供货信息里取得成本和价格

9 打印采购订单并发邮件给第2步创建的联系人。第二次进入订单并重新打印和发送时会看到警告信息(为避免重复)

10 选择供应商并查找未完成采购订单,会看到第7步创建的采购订单

11 选择第三步创建的物料,查找采购订单,会看到第7步创建的采购订单

12 在未完成订单页面点击收货

13 在收货数量里输入一个小于订单数量的数字

14 选择这个物料,点击库存状态查询,能看到采购订单收货的仓库显示了刚刚收货的数量,订单里只有剩余数量了。点击物料移动可以看到采购订单收货的记录

15 选择这个物料,点击修改物料信息,记住物料的物料组。在设置-物料组页面查看这个物料组对应的会计科目。在设置-公司页面查看收货总账科目。进入总账-总账查询,查询这两个科目在收货的会计期间内的发生额。确认过账金额 = 收货数量 × 在第6步输入的标准成本(借:存货科目 贷:收货科目)

16 在采购-选择采购订单页面输入刚刚输入的采购订单号。在订单上单击查看原订单数量和已收数量。

相关文章 (按标签)

本分类下其它内容: « WebERP

速网学堂

LiveZilla Live Help