今年是中国企业的“信息年”,企业信息化被摆上了各位老板的桌面,ERP(企业资源计划EntERPrise Resource Planning)也成为行内的热门话题。

ERP进入中国已有一段时间,但多是用于大型企业。中小企业因员工人数少、运作流程简单,很多人认为ERP与他们无关。但随着市场竞争加剧,中小企业面临如何利用资讯科技、加强管理、提高效率的问题,上马ERP也进入了议事日程。

从Excel到ERP

一般来说,中小企业能用上ERP系统的,都是具有相当规模的,而且大多都经过了几个阶段的蜕变:

一,由手工记录到采用Excel报表,这阶段软件开支仅几千元甚至更少;

二,由Excel报表转用会计软件。当公司规模稍为发展并增加人手后,若每位文职员工桌面都安装一个Excel系统,费用也不轻,而且这些电脑没有联网,使资源及一些共同资料不能共用,而且一些资料输入工序也会重复。通常发展到这一阶段,公司便会考虑选用一些工作流程软件或会计软件,并开始建立电脑网络。这阶段所需成本会由数千元至十万元不等。

三,由会计软件转用ERP软件。此时,公司发展已有一定规模,可能已在外地设立了厂房及分公司。在此情况下,厂房与公司之间会建立内部联网,但这个时候选用的一般是较便宜与功能较少的ERP软件。这阶段的电脑系统开支可能由数万元至数十万元。

四,生意规模迅速增长,改用更大规模的ERP软件。到这个时候,旧有的一套ERP系统已不符合企业增长的规模。最直接的方法,就是重新将所有电脑系统更换。这样资料可以快速更新,以往要用一夜的时间处理资料,现在管理层可即时透过报表了解各部门的数据资料。这阶段需要成本由数十万元至千万元不等。

对中小企业来说,最头痛是第三阶段。因为第一及第二阶段,因生意规模还小,电脑系统的重要性相对不高,而发展到了第四阶段,公司规模已不小,必然有能力雇用有经验的顾问,只是第三阶段,有关IT的预算仍然紧张,但为了扩展,又不得不投资。

五大原则不可忽略

既然这项投资是不得不做的,那决策人考虑的应是如何选择对自己真正适用的产品。无论选用何种ERP产品,在几个原则是必须考虑的:

一,软件供应商行内的信誉。通常某些特定行业会有特定的软件供应商,这包括软件公司的历史、财务状况等等。

二,支援及顾问服务的素质。顾问公司的工作除了协助客户安装ERP系统外,也会帮客户改进公司的业务流程,公司规模越大,内部分工越仔细,业务流程就越复杂,安装及调校ERP系统的时间就会较长,成本也会因此增加。因此,中小企业引入ERP系统之前,应向专业人士查询,除了价钱之外,最主要的就是所需的时间及顾问人员的素质。

三,提供用户在职培训。

四,包括财务、销售、采购、生产、人力资源等系统,在统一的平台上互换资讯,并能够与其他例如CRM、SCM等应用系统顺利连接。新系统容易移植,使未来再更新ERP系统时,可以将公司资料转移到新系统。

五,具一定弹性,容许客户因应各自的要求作出适当的调校及修改。

ERP是一个管理手段

最近有报道称,世界第三大ERP软件供应商PeopleSoft准备在中国内地成立公司,PeopleSoft与Oracle、SAP堪称三大 ERP供应商,占世界市场的30%以上。至于在国内,则是SAP的发展最快,联想、海尔、一汽大众以及中石化等大型企业都是它的客户。虽然这三大供应商近年也开始发展供中小企业使用的软件系统,但其主要服务对象还是较大规模的企业,所以,中小企业试用ERP,不妨考虑国产软件或其他二线供应商的产品。

每个企业“信息化”的目标和需解决的问题重点都是不一样的,例如成本高、工作效率低的企业,可通过ERP系统的实施来解决问题,但如果问题是企业架构本身有问题以及人才素质有问题,用ERP就解决不了,反而令情况更坏,毕竟,企业要生存要成功,“科学管理”理念最重要,任何产品都只是管理手段而已。

所以ERP并不是一套软件那么简单,使用ERP无可避免地要涉及业务流程重组,利用资讯科技,使内部资源产生协调效应,从而使各业务流程连接得天衣无缝,提高管理效率,增加企业盈利的能力,这一点非常重要,因为应用ERP的最终目的就是增加企业的盈利能力。

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